L'organisation d'un événement sportif peut être stressante, mais peu d'événements ont autant d'action qu'un événement sportif. C'est pourquoi nous avons créé un guide sur l'organisation d'un événement sportif, afin que vous ne soyez pas pris au dépourvu.
Lisez pour le savoir...
1. Vérifiez les prévisions météorologiques
Si votre événement sportif se déroule en plein air, il est essentiel de jeter un coup d'œil aux prévisions météorologiques pour le jour de l'événement.
Vous avez peut-être déjà vérifié à l'avance, mais, comme nous le savons tous, le temps peut changer en un instant.
C'est particulièrement vrai si vous vivez dans une ville comme Londres, où quatre saisons peuvent se succéder en une seule journée.
Conseil : vous pouvez utiliser le site web du Met Office pour vérifier les prévisions météorologiques pour le Royaume-Uni, mais veillez à obtenir les informations auprès d'autres sources telles que BBC Weather et Accuweather.
2. Organiser une réunion avec votre équipe pour l'événement sportif
Il est essentiel d'organiser une réunion avec l'équipe chargée de l'événement avant l'arrivée des participants et des athlètes.
Vous pouvez imprimer le programme de l'événement et le remettre aux membres de l'équipe et aux bénévoles afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde, littéralement.
Assurez-vous que les bénévoles chargés des premiers secours disposent de tout ce dont ils ont besoin en cas d'accident ou de blessure d'un joueur.
Vos bénévoles doivent disposer de tous les outils nécessaires pour faire leur travail. Ils doivent également savoir qui contacter en cas de problème pendant l'événement.
Le but d'une réunion d'équipe est de s'assurer que vous minimisez la quantité de tâches de microgestion que vous devez effectuer une fois que vous avez commencé l'événement.
Conseil : lisez notre guide sur la manière d'évaluer les performances d'une équipe événementielle afin de savoir de quoi parler lors de la réunion.
3. Vérifier les mesures de santé et de sécurité
Lorsque vous organisez des événements sportifs, il est bon de vérifier les mesures de santé et de sécurité le jour de l'événement.
En tant que bon organisateur d'événements, vous devez avoir pris toutes les mesures de santé et de sécurité à l'avance. Malgré cela, il est toujours bon de vérifier à nouveau si quelque chose a changé.
Conseil : consultez notre guide sur les mesures de santé et de sécurité pour les événements pour savoir tout ce que vous devez savoir.
4. Vérifier l'équipement technique
Si vous organisez un grand événement sportif, vous aurez peut-être besoin de microphones, de systèmes de sonorisation et même d'une scène pour communiquer avec les participants.
Assurez-vous que tous les équipements techniques fonctionnent comme il se doit. De cette façon, vous pouvez vous assurer qu'aucun problème technique ne surviendra lorsque vous devrez faire des annonces.
Vous devez également éviter les problèmes de sonorisation pour alerter quelqu'un au cas où un athlète se blesserait pendant le match.
Conseil : lisez ce guide sur la façon de réaliser un audit du système sonore sans stress pour être prêt.
5. Préparez votre équipement sportif
Fournissez-vous des équipements aux athlètes ? Si c'est le cas, assurez-vous que tout est prêt pour leur arrivée. Si les athlètes apportent leur propre équipement, vous devez leur fournir un espace pour le stocker.
Conseil : vous pouvez trouver de bonnes affaires sur des équipements de sport en ligne, ou des équipements de sport d'occasion sur eBay.
6. Boissons rafraîchissantes à emporter
Quel que soit le type d'événement sportif que vous organisez, il est important que les athlètes (et les participants) restent hydratés.
Si les billets pour votre événement sportif comprennent des rafraîchissements, veillez à les prévoir pour l'arrivée des invités.
Vous devez aussi vous procurer un tas de bouteilles d'eau pour les athlètes. Les participants apprécieront également les collations, comme les fruits et les barres protéinées.
Conseil : inspirez-vous de ce guide des boissons pour les événements sportifs d'été.
7. Aligner les prix
Si les athlètes sont en compétition pour des récompenses, préparez-les en veillant à ce que les trophées soient propres et bien alignés pour que tout le monde puisse les voir.
Si des prix d'une certaine valeur sont à gagner, veillez à prendre les mesures de sécurité appropriées.
Conseil : Vous n'avez pas encore commandé de trophées ? Consultez ce fournisseur de prix et de médailles.
8. Enregistrer et donner des informations aux participants
Dans le cas de grands événements sportifs, il est crucial de préparer la table d'inscription afin de pouvoir suivre le nombre de personnes qui viennent. Cela permet également de contacter plus facilement les personnes qui ne se sont pas présentées à l'événement.
Il est bon d'avoir sous la main les horaires de l'événement que vous pouvez utiliser pour donner des informations aux participants. Incluez une carte au cas où il y aurait plusieurs matchs en même temps.
Conseil : vous pouvez utiliser un site comme Canva pour créer le programme de l'événement rapidement et facilement.
9. Prendre des photos et enregistrer des vidéos
Il est extrêmement important de préparer des caméras et d'avoir un photographe dédié pour documenter l'événement sportif.
Les fans de sport aiment revivre les événements une fois qu'ils sont terminés. Les photos et les vidéos seront également importantes pour l'après-événement et la promotion sociale.
Conseil : lisez notre guide sur la façon de trouver un photographe qualifié pour un événement.
10. Encouragez le partage sur les médias sociaux
Vous n'êtes pas le seul à vouloir partager ce qui se passe pendant l'événement sportif.
Vous devez encourager les participants, les athlètes et les bénévoles à partager les mises à jour de l'événement sur les réseaux sociaux.
Créez un hashtag de l'événement pour les plateformes sociales comme Instagram et Twitter. Ainsi, il sera facile pour toutes les personnes présentes sur les réseaux sociaux de suivre ce qui se passe.
Conseil : lisez ce guide pour savoir pourquoi et comment créer un hashtag pour un événement.
11. Attribution des prix
Après que les athlètes ont réalisé une performance spectaculaire, il est temps de remettre les prix.
La cérémonie de remise des prix est votre chance de briller en tant qu'organisateur de l'événement. Si vous n'êtes pas à l'aise pour parler en public, choisissez un membre de votre équipe pour le faire à votre place.
12. Reprendre tout et dire au revoir
Une fois que tout est terminé, il est temps de dire au revoir aux participants. Remerciez les athlètes pour leurs performances exceptionnelles et récupérez tout l'équipement.
Si vous avez organisé un événement en plein air, vous devez veiller à ce qu'aucun déchet ne soit laissé derrière vous. Non seulement cela porterait atteinte à l'environnement, mais vous pourriez également vous voir infliger des amendes.